Concept Verslag online jaarvergadering woensdag 4-11-2020

Aanwezig:
Dennis van Esch (voorzitter), Heimen Morelissen, Jo Kusters, Rowena van de Vossenberg, Roderick Vos, Tinus Meulenbroeks (notulist), Marlies van Beek, John van Otterdijk, Peter van de Ligt, Frans van Berlo, Ingrid Vermunt, Henk van Eck, Eefje Melssen, Guido Schrama, Beppie van Esch, Ans Meulenbroeks, Annemiek en Jurgen Puijm, Jeroen van den Eijnde, Ilona, Karin van de Boogaard, Toon Beckers, Theo van Gerven, Mariette Smit, Miriam Coppens, Petra Claasse, Nettie Kleinjan, Mart Sanders, Wies Morelissen, Willy van de Aa,

Martijn en Sonja Kluijtmans, Jos Beniers, Sandra Verkampen, Stefan van Oosterwijk, Henny en Adriaan Dekkers, Martine van de Zanden, Ans Jacobs, Johan Niemer, Jan van Ansem, Jackelien van Avoort.

Afwezig met Bericht

Helma Rooyakkers, Petra Claasse

1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent de online vergadering en heet iedereen welkom op de uitgestelde algemene ledenvergadering 2020.Tevens geeft hij wat aanwijzingen aan om ruis gedurende de vergadering te voorkomen.
Het is volgens de voorzitter een bijzondere vergadering in een bijzonder jaar ook voor ieder persoonlijk
De vereniging is op slot geweest De ALV is verschillende keren uitgesteld.Ook de Eendracht moesten we helaas cancelen voor het houden van de ALV. Nu dan op deze manier.
De agenda wordt iets gewijzigd. Bij punt 10 komt tevens de begroting van 2021 aan de orde omdat het nu al november 2020 is.

2. Verslag jaarvergadering van 29 april 2019

Tekstueel en inhoudelijk wordt het verslag goedgekeurd
.Actiepunten:
Punt 1
Handleiding schoonmaken kantine,
-Het bestuur is er mee bezig. We spreken af dat het actiepunt blijft staan.
Punt 2
Is gecommuniceerd met de vragensteller.en ook verwerkt in het jaarverslag 2019
Punt 3
Het bestuur is van mening dat het heel lastig is om dit in te regelen. Verder heeft het bestuur nog gekeken hoe andere verenigingen hier mee om gaan en dat is zeer verschillend.
Theo van Gerven geeft aan dat stichting leergeld mogelijkheden biedt. Dit is bekend binnen GAC.

Er is heel wat gedaan binnen GAC, de voorzitter bedankt de commissies voor hun inzet in 2020..


3. Jaarverslag onderhoudscommissie

Goedgekeurd

4. Jaarverslag technische commissie

Goedgekeurd


5. Jaarverslag wedstrijd commissie

Goedgekeurd

6. Jaarverslag evenementen commissie

Goedgekeurd

7. Jaarverslag PR-commissie

Goedgekeurd

8. Jaarverslag Triathlon

Goedgekeurd

9. Ledenoverzicht
De leden aantallen blijven gelijk. Tot nu toe 239 leden. Wat wel opvalt is de terugloop van de trimmers.

10. Jaarrekening 2019 en begroting 2020/2021

De penningmeester geeft een heldere uitleg met behulp van sheets hoe de financiële huishouding er op dit moment voor staat.

Het jaar 2019 stond volledig in het teken van de renovatie van onze Atletiek accommodatie.

De kosten van de renovatie zijn volledig verwerkt in de jaarrekening 

2019 is financieel bijzonder goed afgesloten.

We sluiten ook 2020 positief af. Het jaar waarin we eigenlijk ons 60 jaar bestaan wilden vieren en de baan wilden openen. Echter het Covid 19 verhinderde dat. Dat heeft een behoorlijk impact gehad binnen GAC. Alles kwam stil te liggen trainingen, wedstrijden en allerlei activiteiten.

Jo geeft een toelichting waarin we toch nog uitgaan van een positief resultaat in 2020

Omdat we bijna aan het einde van 2020 zijn  kijken we ook even naar 2021. Wat betekent het voor GAC indien het corona ook in 2021 blijft bestaan? De prognose 2021 laat zien dat we ook bij een gedeeltelijke corona periode het hoofd financieel boven water kunnen houden. We hebben een goede financiële buffer.

Vraag Ans Jacobs:
De bestuurskosten zijn aan de hoge kant wat is hiervan de reden?
Antwoord:
De kosten van de nieuwjaarsreceptie, bestuurskosten vergaderingen (bestuursoverleg, kwaliteitsoverleg), eigen gebruik vallen hieronder. Al jaren ligt het rond de 1000 euro.


Vraag Antoon Beckers:
Kantine staat op 0 dat is vreemd?
Antwoord:
Er is geen kantine personeel en de energiekosten vallen hier niet onder.

Vraag Guido Schrama:
Er was toch afgesproken op euro,s af te ronden.
Is gedaan volgens de penningmeester.
Vraag Guido Schram:
Let op de 100000 euro regeling.
Antwoord:
Nemen we mee.
Vraag John van Otterdijk:
Er is geen vermindering van de energiekosten zichtbaar ondanks aanschaffen LED verlichting.
Antwoord:
Alleen in de kantine is led verlichting en dat is bijna niet zichtbaar.
Opmerking Henk van Eck:
Oppassen met contributieverlaging
Vraag Antoon Beckers:
Hoe zit het met de bijdrage  aan de AU?
Antwoord:
De contributie bestaat uit de contributie van de club inclusief bijdrage AU en indien wedstrijdatleet de wedstrijdlicentie. GAC betaalt hiervan de afdracht aan de AU en indien men wedstrijdatleet is afdracht van de wedstrijdlicentie. Dit gebeurt per kwartaal.

11. Kascontrole
Jan van Ansem, Theo van Gerven en Guido Schrama hebben de kas gecontroleerd en op 20-8-2020 goedgekeurd.. Het zag er allemaal netjes uit. Wel maakte Theo zich zorgen over het feit dat Nettie eind van het jaar stopt met haar werkzaamheden.
Jo gaf aan dat we druk doende zijn om hier een oplossing voor te vinden. Nettie is de rechterhand van Jo. Op 31-12-2020 stopt ze met deze werkzaamheden. Ze is inmiddels 80 jaar.
Tevens gaf Jo aan dat we haar bedankt hebben voor de correcte manier van administratie We hebben een bloemetje gegeven namens het bestuur.
We komen hier als bestuur op terug.

12.Benoemen kascontrole
Jan van Ansem is aftredend als lid van de kascommissie. Jo heet Jeroen van de Einde benaderd of hij zitting wilde nemen in de kas commissie. Jeroen heeft er mee ingestemd


13. Bestuursverkiezing
In het bestuur zijn enkele leden aftredend
-Aftredend vice voorzitter: Heimen Morelissen (herkiesbaar)
-Aftredend bestuursleden:
Rowena van de Vossenberg (niet herkiesbaar)
Roderick Vos (herkiesbaar)
Er heeft zich tot heden nog niemand aangemeld voor een bestuursfunctie.
Via de chat kan men aangeven of Heimen en Roderick de komende 3 jaren door mogen gaan als lid van het bestuur.
Na de pauze werd duidelijk dat er geen bezwaren waren om nog 3 jaar door te gaan met deze mooie functie.
De voorzitter bedankt Rowena voor haar inzet de afgelopen 3 jaren. We zullen haar inzicht en vaardigheid zeker gaan missen. Uiteraard zorgen we nog voor een bloemetje.

14. Renovatie baan
Samenvatting traject renovatie
-De renovatie heeft wel erg lang geduurd. In plaats van vorig jaar september 2019 werd het september 2020.
Er waren wat problemen met het kunstgras en de discuskooi. Ook de waterdoorlatendheid liet op sommige plekken te wensen over. Verder zijn we bezorgd over de kale plekken op sommige stukken van de baan. We hebben met de aannemer en de gemeente afgesproken dat we in het voorjaar na de reiniging de plekken opnieuw gaan bekijken met een onafhankelijk bureau (atletiekunie of KIWA) of het in de toekomst kwaad kan. De uitspraak is bindend.
-Inmiddels is er ook een regeninstallatie aangelegd om er voor te zorgen dat we het hele jaar en mooie grasmat hebben.
-Verder zijn we bezig met een nieuwe geluidsinstallatie. We hebben 12 horens, een versterker en een microfoon gekocht.
-De LED verlichting zal in 2021 aangebracht worden.

-Over het aanschaffen van de ET unit is nog geen beslissing genomen.We zijn nog in onderhandeling hierover.

-De gemeente heeft GAC een enorm compliment gegeven voor hun inzet, de kosten en de medewerking tijdens de uitvoering. GAC heeft op vele manieren mee gedacht en gehandeld wat tot een prachtig resultaat heeft geleid.

Vraag van Antoon Beckers:
Waarom is besloten om regenwater te gebruiken net nu de overheid aangeeft zuinig te zijn met leiding water?
Antwoord
De reden is het hoge gehalte van ijzer in het water. Na verloop van tijd gaat alles bruin worden en verdwijnen de lijnen waardoor de baan afgekeurd gaat worden. 

Vraag van Antoon Beckers:
Maandag hebben we in het loopprogramma over de grasmat moeten lopen. Er stonden plassen water op. Wellicht dat dit door de zware machines komt die er op hebben gestaan.
Antwoord:
Klopt, inmiddels is de grasmat al een keer geperforeerd (20/30 centimeter voor de doorlatendheid. We gaan dit vaker doen. ELCO heeft dit op zich genomen.

15. Mededeling bestuur
De festiviteiten voor 60 jaar bestaan van GAC is helaas door de corona op niets uitgelopen. Het vele werk is voor niets geweest.We hebben daarom ook besloten om alles te verplaatsen naar 2021.
De voorzitter heeft een gesprek gehad met het Gemerts Nieuwsblad over het 60 jaar bestaan. Wanneer dat geplaatst gaat worden is nog niet duidelijk. Ook zal aandacht besteed gaan worden aan de 2 leden die ook nog eens 60 jaar lid zijn en dat is een unicum.Daarom is het jammer dat de ALV in de Eendracht niet door kon gaan omdat we jubilarissen daar extra in het zonnetje wilden zetten. De voorzitter gaf aan dat dit zo snel mogelijk alsnog geregeld gaat worden.

Rook vrijmaken accommodatie
Samen met alle buitensportverenigingen heeft GAC besloten om een rookvrije accommodatie te zijn bij sportactiviteiten. Waarom bij sportactiviteiten, dit omdat bij de rommelmarkt dit nagenoeg niet in te regelen is. Op korte termijn zal hier zichtbaarheid aan gegeven gaan worden.

 
Oprichting sport coöperatie Gemert Bakel
12 verenigingen waaronder GAC hebben besloten om een sport coöperatie op te richten. Het doel daarvan is om gezamenlijk subsidies aan te vragen.Omdat de aanvragen voor subsidies  boven de 25000 euro moeten liggen is het voor kleine verenigingen niet mogelijk om subsidie aan te vragen. Met een coöperatie is dat wel mogelijk. Inmiddels is de notariële akte ondertekend en kunnen we starten op 1-1-2021.

Stichting Gemert City Run

De stichting van de Gemert City Run stopt met het organiseren van deze activiteit. Jammer, daarom kwam de vraag naar voren of GAC hier niet iets in kon betekenen. Er zijn enkele goede gesprekken geweest wat geresulteerd heeft in de oprichting van een nieuwe stichting. Deze is gelieerd aan GAC.  Het bestuur bestaat uit Sander Leenders als voorzitter, Peter van de Ligt als Penningmeester en Dennis van Esch als bestuurslid. Het organiserend kernteam blijft intact.
Als er verlies gedraaid worden komt dat niet op het bordje van GAC, er zijn geen risico’s  en zijn geen bestuurlijke consequenties.
Theo van Gerven merkt op dat er geen extra werkzaamheden bij moet komen voor de onderhoudsploeg. Volgens Frans van Berlo is dat niet aan de orde.


Contributie corona periode
Het bestuur geeft aan dat na de corona periode als alles genormaliseerd is, we dit voor gaan leggen in de ALV. We wachten ook nog op advies van de AU. We nemen daarom hierover nu nog geen besluit. (actiepunt)
Vraag van Ans Jacobs:
Is er nagedacht over de werkzaamheden van de vrijwilligers die zij in de corona periode niet hebben kunnen uitvoeren.
Antwoord:
Jazeker, het bestuur is van mening dat het dit jaar geen consequenties kan hebben voor het verplichte dagdeel van de leden.

17. Rondvraag
Marlies van Beek:
Kunnen we niet altijd op deze manier de ALV organiseren.
Antwoord:
Wellicht een combinatie zou mooi zijn.

Henny Dekkers
De protocollen ivm de nieuwe situatie corona. Zij voelt zich niet prettig met te veel trimmers tegelijkertijd. Dat is niet te doen. De wandelactiviteiten heeft Hilde voorlopig gecanceld.
Antwoord:
Martijn en Dennis zitten er bovenop en wellicht dat morgen meer helderheid is hierover door NOC NSF. Dennis zal morgen contact opnemen met Martijn.


Theo van Gerven
Ondanks de corona tijd Is het volgens Theo wel noodzakelijk om een vrijwilliger van het jaar te benoemen.Ook Jan van Ansem beaamde dit.
Antwoord:
We hebben het er nog niet echt over gehad maar dit gaat ingeregeld worden.


Hoe is de stand van zaken vwb de kleding:
Antwoord:
Het heeft geruime tijd geduurd voordat de trainingspakken klaar waren om te bestellen.

De reden hiervoor was de vraag vanuit GAC om sponsoren op de jassen te krijgen. Dit kan de kosten omlaag brengen wat dan ten goede kan komen aan de leden. Het bestuur heeft toen alle leden aangeschreven om te onderzoeken of er meer interesse was binnen de vereniging om aan de sponsoring deel te nemen. Uiteindelijk zijn er 4 bedrijven die interesse hadden. Dan moeten nog de logo,s gemaakt worden en uitgezet worden naar Craft. Binnenkort krijgen we de proefversie of alles erop staat zoals we in gedachte hadden,is dat dan juist kan de productie starten. Er is een levertijd van 6 weken. De bestellingen van de shirtjes brengen we na betaling thuis in de corona tijd.

Actiepunten
1.Handleiding maken werkzaamheden kantine (bestuur)

2. Contributie corona periode (bestuur)

Om 22:30 sluit de voorzitter de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng.


Notulist
Tinus Meulenbroeks