Aanwezig:
Dennis van Esch (voorzitter) Heimen Morelissen, Jo Kusters, Rowena van de Vossenberg, Roderick Vos, Tinus Meulenbroeks (notulist), Jan van Ansem, Cor Melis, Angela Schonenberg, Edwin Kok, Miriam Coppens, Jan Coppens, Mart Jaspers, Stefan van Oosterwijk, Adriaan Dekkers, Henny Dekkers, Dominique Wolfs, Frans van Berlo, Sandra Verkampen-Leenders,Jackelien v/d Avoort, Beppy van Esch, Edward van de Heyden, Sonja Kluytmans, Netty Kleinjan, Willy van der Aa, Hein van Berlo, Theo van Gerven, Harry Bongen, Theo Vermeulen, Guido Schrama, Martien Ploegmakers, John van Otterdijk, Frans van Hak, Roel Peters, Maarten Manders, Jurgen Pluym,Anton Bekkers, Mireille van Schijndel, Ans Meulenbroeks, Kees Vermunt, Martijn Kluijtmans
Afwezig met bericht:
Lieke Wolfs, Jose Wolfs, Wies Morelissen, Peter van de Ligt, Carin van der Vrande, Wim en Margret Sandbrink, Ton van Duijnhoven, Theo van de Eijnde, Fenny Hanko, Theo Nelissen, Marti en Cristiaan Corsten, Mari van de Elsen, Diny van Gend, Anton van de Heuvel, Nick en Jenny de Wit.
1.Opening
De voorzitter opent mooi op tijd de vergadering en heet iedereen welkom op de algemene ledenvergadering van 2019 en constateert dat de zaal goed gevuld is.
2. Verslag jaarvergadering van 25 april 2018
Tekstueel en inhoudelijk wordt het verslag goedgekeurd.
-De agenda wordt enigszins gewijzigd omdat er een ingelast agendapunt is n.m clubkleding. We brengen dit in tussen punt 16 en 17.
-Jaarverslag van de kantinecommissie is er niet omdat er geen commissie is op dit moment.
3.Jaarverslag onderhoudscommissie
Goedgekeurd
4. Jaarverslag technische commissie
Goedgekeurd
5. Jaarverslag wedstrijd commissie
Goedgekeurd
6. Jaarverslag evenementen commissie
Goedgekeurd
7.Jaarverslag PR-commissie
Goedgekeurd
8. Jaarverslag Triathlon,
Goedgekeurd
9.Ledenlijst
Enkele weken geleden hebben we een brief mogen ontvangen van de AU waarin zij GAC feliciteert met het feit dat er een stijging is geweest van het aantal leden met 13% in onze kieskring over een periode van 2013 tot en met mei 2018. Graag wil de AU daarom met ons in gesprek hoe we dat als vereniging hebben gerealiseerd.
Vooral het sportief wandelen heeft hier natuurlijk aan bijgedragen maar ook onder de andere categorieën is een lichte stijging te zien. Het aantal leden is nu 443
10.Jaarrekening 2018 en begroting 2019
De penningmeester behandeld de balans en de resultatenrekening 2018 en aansluitend de begroting 2019.
Opbrengsten 2018:
De contributie, de inschrijfgelden en de kantine geven een positiever beeld dan in 2017. De vergoedingen voor het onderhoud zijn gestegen en voor het verhuur aan derden zijn gelijk gebleven. De rommelmarkt heeft ook in 2018 een mooi resultaat opgeleverd.
Vraag: Guido Schrama vraagt waarom wij als GAC daar niet aan de clubactie van de Rabobank meedoen. Antwoord: De reden hiervoor is dat wij een sponsorcontract hebben met de Rabobank wat jaarlijks een vast bedrag opleverd. Meedoen met de clubactie geeft niet de garantie op deze opbrengst.
Uitgaven 2018:
De kosten voor de trainingen zijn ongeveer hetzelfde. Voor het eerst betalen we een exploitatiebijdrage aan de gemeente in plaats van huur voor de accommodatie. De energiekosten zijn lager uitgevallen dan begroot. De kosten voor onderhoud-reparatie zijn aanmerkelijk hoger en dit wordt veroorzaakt door de extra reparatiekosten aan de verwarming/leidingen en de vervanging van het plafond in de kantine en het aanbrengen van de ledverlichting in de gebouwen.
De kosten voor de uitbestede onderhoudswerkzaamheden zijn aanmerkelijk lager dan begroot. Als gevolg van de droge zomer hebben we veel minder maaibeurten laten uitvoeren.
Diverse kosten zijn hoger ivm de aanschaf van een bladblazer en veegmachine.
Geheel overziende is het jaar 2018 met een mooi positief resultaat afgesloten.
Vraag: Antoon Bekkers: Hoe is het nu precies ingeregeld bij verzekeringen
Antwoord: Alle leden zijn collectief verzekerd bij de AU. De gebouwen zijn van de gemeente en zijn daar verzekerd. De inboedel/inventaris is verzekerd door GAC
Begroting 2019
De totale opbrengsten zullen lager zijn dan in 2018.Dit heeft vooral te maken met het wegvallen van de vergoeding voor onderhoudspakket C. Dit wordt immers meegenomen met de renovatie van de baan.
Belangrijke inkomsten uit hoofde van het verhuur van de accommodatie aan het Commanderij college, de gemeentelijke subsidies en de rommelmarkt (lager begroot) zullen ongeveer gelijk blijven.
Ook voor 2019 wordt een positief resultaat begroot.
11. Kascontrole
Jan van Ansem, Peter Beekmans en Theo van Gerven hebben de kas zoals ze zelf aangeven doorgespit en goedgekeurd. Er is schriftelijk decharge verleend. Ook de vraag van Theo van Gerven over de 50% regeling kantine is op basis van eigen bevindingen daarmee beantwoord.
Peter Beekmans is aftredend en Guido Schrama is bereid om zitting te nemen in de kascommissie.
12.Bestuursverkiezing
De penningmeester (Jo Kusters) en de voorzitter (Dennis van Esch) zijn aftredend en herkiesbaar. Beide worden herkozen. Voor het bestuurslid met een financiële achtergrond is nog geen gegadigde.
13. Jubileumcommissie 2020
Frans van Berlo geeft een duidelijk uitleg over de ideeën die de commissie op dit moment heeft over de invulling van het jubileum jaar 2020. De commissie bestaat uit 9 leden. In juni 2018 is er een brainstormsessie geweest en in september zijn de ideeën uitgewerkt. In maart 2019 is er conceptbegroting gemaakt en in mei zijn er de handje en voetjes aan gegeven.
De volgende ideeën zijn naar voren gekomen:
-Molenbroekloop plus b.v met gratis deelname aan de wedstrijd,
-Feestweekend b.v met fun activiteiten en feestavond
-Trainingsweekend met bekende atleten
-Open brabantse meerkamp aankleden als NK
-Op het ridderplein jaarmarkt aanwezig zijn
-Clubkampioenschappen met reunie
-Night run
-Bekende atleten uitnodigen
-Herinneringen shirt en boek
Het is een compleet jaarprogramma wat niet alleen door de 9 commissieleden kan worden uitgevoerd. Er wordt een beroep gedaan worden op de GAC leden om het jubileumjaar samen tot een succes te maken.
14. Renovatie baan
Iedereen is inmiddels wel op de hoogte dat de gemeenteraad unaniem akkoord is gegaan met de financiering voor de renovatie van de Atletiekaccommodatie. We kunnen als GAC best trots zijn met dit resultaat. We hebben de afgelopen 15 jaar een goed financieel beleid gevoerd en dat heeft zeker bijgedragen in de gesprekken met de gemeente. Zeker omdat het er in eerste instantie op leek dat we slechts een eenvoudige trainingsaccommodatie zouden krijgen. Dit was onacceptabel omdat we er dan op achteruit zouden gaan. COPIER was bij hun inventarisatie uitgegaan van een trainingsaccommodatie. Deze inventarisatie zal later nog aangepast gaan worden volgens de wethouder om problemen in de toekomst te voorkomen.
De kosten bedragen ongeveer 844.000 euro.
GAC draagt zelf ongeveer 97000 euro bij en gaat veel zelfwerkzaamheid verrichten tijdens de renovatie. Verder zijn er een tweetal subsidiemogelijkheden, hetzij voor de gemeente (15%) hetzij voor de club (20%). Dit zal in nauwe samenwerking met de gemeente worden ingeregeld om zo het maximale eruit te halen. GAC en enkele andere verenigingen in het land zijn betrokken geweest bij een pilot (aanvragen subsidie) van de overheid hiervoor.
Er is enige vertraging opgelopen met de aanbesteding dit omdat de aannemers de aanbestedingsstukken verschillend hebben geïnterpreteerd waardoor er geen eenduidige beoordeling van de inschrijvingen mogelijk was. Inmiddels is dit afgelopen dinsdag opgelost en zal a.s. vrijdag de definitieve aanbesteding worden toegewezen. Op 7 mei zal er dan een proces-verbaal opgemaakt gaan worden.
De voorzitter geeft aan dat nog niet concreet helder is waar we terecht kunnen met de trainingen
Vraag: Antoon Bekkers. Heb je nog wel zoveel geld nodig als club? Kunnen we niet korting toe gaan passen bij gezinnen met veel leden?
Antwoord: We kunnen bij andere verenigingen navraag doen wat de ervaringen hiermee zijn. De penningmeester geeft wel aan dat het lastig is in te regelen omdat er veel mutaties plaatsvinden. Gemiddeld ongeveer 50 per kwartaal
Vraag: Roel Peters. Hoelang duurt de renovatie? Antwoord: De planning is dat na de meerkamp eerste week juni de renovatie begint en eind augustus begin september klaar is
Vraag: Jan van Ansem. Is er rekening gehouden met de goten om beschadiging te voorkomen bij het oprijden tijdens de rommelmarkt?
Antwoord: Ja dit is in het traject meegenomen
Vraag: Is er gedacht aan de drainage? Antwoord: Ja dit is meegenomen.
Vraag: Hoe zit het met de led verlichting. Antwoord: Dit wordt samen met de gebruikers van Sportpark Molenbroek in 2020 opgepakt. De gemeente is hierbij de regisseur. De masten zijn nog goed.
15. Kleding GAC
Er waren klachten binnengekomen over de kleding (shirts/broek) van GAC. Edwin Hout en Wiljo Ermers hebben zich in overleg met het bestuur hiervoor ingezet. Er is uitgekomen dat Craft de leverancier gaat worden. Inmiddels zijn we zover dat er een definitief ontwerp is. Er zal een mail naar alle leden gaan met de uitnodiging om te komen passen indien gewenst. Als iedereen in de gelegenheid is gesteld om te passen volgt de bestelling en dan duurt het ongeveer 10 weken voordat de levering gaat plaatsvinden. In een later stadium zal Sportpoint de kleding gaan verzorgen.
Vraag: Cor Melis. Er zijn geen shorts. Antwoord: Als er behoefte is dan worden deze besteld.
16.. Mededeling bestuur
Deelname atleten aan 2 wedstrijden?
Er is in het kwaliteitsoverleg gesproken over het verplicht stellen van deelname aan 2 wedstrijden per jaar. Er is besloten om er geen verplichting aan te stellen maar wel aan het stimuleren/bewust maken van deelname aan wedstrijden.
Opmerking: Theo Vermeulen: Je ziet vaak dat leden aan wedstrijden deelnemen op een dag dat GAC zelf een wedstrijd organiseert. Hij vindt dat vreemd.
Rookvrij maken accomodatie:
Je ziet steeds meer dat sportverenigingen hun accommodatie rookvrij maken. Het
bestuur wil bij het ingebruik nemen van de nieuwe baan de accommodatie rookvrij
maken. Dat betekent voor GAC dat er tijdens sportieve activiteiten niet meer gerookt mag worden op ons terrein.
Wanneer er niet wordt gesport wordt roken toegestaan (bijvoorbeeld tijdens onze jaarlijkse rommelmarkt.)
Herinneringsmuur
Deze is bijna klaar en zal fungeren om extra aandacht te geven aan bijzondere gebeurtenissen en prestaties binnen GAC. Ook de leden die ons zijn ontvallen krijgen hier een plekje. De PR-commissie draagt zorg voor het actualiseren van de muur.
Sportcafe
Dennis en Tinus zijn naar een bijeenkomst geweest om te verkennen wat we als gemertse verenigingen samen kunnen doen. Kunnen we elkaar versterken. Op 15 mei a.s. is de volgende bijeenkomst.
17. Rondvraag
Jan van Ansem:
-Kunnen we niet een handleiding maken over de werkzaamheden in de kantine. Zodat zij weten wat ze moeten doen als ze daar vrijwilligerswerk verrichten. (Actiepunt)
-Leden boven de 75 jaar geen vrijwilligerswerk meer laten uitvoeren.
Een discussie over de invulling en ook een stemming bracht hierin geen helderheid. Besloten wordt dat het bestuur dit onderwerp behandelt in het eerstvolgende kwaliteitsoverleg en een besluit neemt.
Onderstaand toegevoegd aan de notulen ivm vraagstelling over de leeftijd.
Inmiddels heeft op 29-4-2019 het kwaliteitsoverleg plaatsgevonden.
De indruk in het kwaliteitsoverleg was dat een leeftijd niet relevant is. Er kan best een reden zijn waarom men geen vrijwilligerswerk kan verrichten bv ziek,mantelzorg. Indien men vindt niet in staat te zijn om vrijwilligerswerk te kunnen verrichten kan men altijd contact opnemen met het bestuur en zij kunnen dan beslissen. Wel is relevant dat we duidelijk aangeven wat vrijwilligerswerk is en waarom het zo belangrijk is in een vereniging.En dat het niet alleen poetsen is.
Dennis zal dit terugkoppelen aan de vraagstellers.
Vrijwilligerswerk binnen GAC: voor ieder wat wils!
Vrijwilligers zijn de ruggengraat van de vereniging. Dankzij onze vrijwilligers die actief zijn in allerlei commissies en die tal van taken uitvoeren kunnen wij als GAC bestaan. Dat waarderen we enorm!
Verschillende commissies
Binnen GAC hebben we een heleboel commissies die allemaal hun eigen taken uitvoeren. Dit zijn:
– De onderhoudscommisie
– De wedstrijdcommissie
– De kantinecommissie (vacatures)
– De poetsploeg
– De technische commissie
– De PR-commissie
– De evenementencommissie
– De kampcommissie
– Het bestuur
Vanuit GAC hanteren we een vrijwilligersbeleid waarbij we van onze leden vragen om zich minimaal een dagdeel (4 uur) per jaar in te zetten voor de vereniging. Je bent zelf vrij om te bepalen bij welke commissie je dit dagdeel vrijwilligerswerk wilt verzetten. Iedere commissie heeft zijn eigen taken; er is dus voor ieder wat wils!
Vrijwilligerswerk dat past bij jou.
Vind je het leuk om je steentje bij te dragen aan het poetsen van de kleedlokalen? Dan kun je terecht bij de poetsploeg.
Werk je liever buiten aan het onderhoud van onze prachtige atletiekbaan? Dan is helpen bij de onderhoudscommissie echt iets voor jou! En vind je het leuk om te organiseren, denk dan eens taken die worden uitgevoerd door de evenementen-
of de kampcommissie!
Heb je een aantal keer bepaalde werkzaamheden uitgevoerd bij een commissie, maar vind je het nu leuk om wat anders te doen? Ook dat is mogelijk! Geef het even door, dan zorgen we ervoor dat je volgende keer bij een andere commissie kunt helpen. Het is immers wel zo leuk als je werk kunt doen waar je plezier in hebt! Samen met onze vrijwilligers kunnen wij onze mooie vereniging draaiende houden. Vele handen maken licht werkt en het is nog gezellig ook!
Actiepunten
1. Handleiding maken kantine werkzaamheden. (bestuur)
2. Hoe om te gaan met leden boven de 75 jaar vwb vrijwilligerswerk (bestuur)
3. Korting contributie gezinnen (bestuur)