1. Opening en vaststellen agenda
Aanwezig:
Hilde Rijkers,Hein van Berlo, Jan Huibers, Maarten Manders,Peter Beekmans, Adriaan Dekkers, Netty Klein, , Harry, Bongen, Martien Ploegmakers, , Dominique Wolfs,John van Esch, John Otterdijk, Ine van Lankveld ,Jacqueline Macke, Henny dekkers, Jan van Ansem, Cor Melis, Martijn Kluitmans (later),) Mirjam Coppens, Jan Coppens, Theo van Gerven, Peter van de Ligt,Theo Nelissen, Marjan Arts, Heimen Morelissen (voorzitter) Tinus Meulenbroeks (notulist, vervangt Marjan Arts als secretaris)) Jo Kusters (penningmeester), Monique Baltussen (bestuurslid), Dennis van Esch (bestuurslid).
Afwezig met bericht:
Ans jacobs, Inge van Veggel, Ans Meulenbroeks, Jose Wolfs, Riek Donkers, Frans van Berlo, Jan Herpers
1.Opening en vaststelling agenda
In zijn openingswoord staat de voorzitter even stil bij het verlies van Rens Rovers, de zoon van jurylid Willem Rovers die na een tragisch auto-ongeluk is overleden.
Verder kijkt hij terug op een goed jaar zowel financieel als op het gebied van de ledenaantallen. We blijven echter wel tegen de 400 leden hangen. Het zou mooi zijn als we hier een keer overheen gingen. We zijn begonnen met de uitbreiding van de kantine, en we hebben inmiddels software
( Sportlink) aangeschaft wat de ledenadministratie en de betalingen moet vereenvoudigen ondanks dat er wat aanloopproblemen zijn.
Ans Jacobs heeft aangegeven te willen stoppen met de ledenadministratie. Zij heeft er jaren voor gezorgd dat de betalingen en de ledenadministratie correct zijn verlopen, onze dank hiervoor. Omdat zij zich heeft afgemeld zal de bos bloemen bij haar thuis worden afgegeven. Jo Kusters, Monique Baltussen en Tinus Meulenbroeks zullen de laatste hobbels wegnemen zodat we op 24 april de contributie van het 4e kwartaal 2014 kunnen innen. Vanuit de vergadering wordt nog aangegeven dat we spoed moeten zetten aan het inschrijven van de nieuwe leden en de aanvraag van de licentienummers. Hilde heeft nog enkele inschrijfformulieren
Op het gebied van het subsidiebeleid van de gemeente zijn er veranderingen te verwachten.
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld, met de opmerking dat we bij punt 11 een pauze inlassen.
2.Verslag jaarvergadering 14 april 2014
Het verslag wordt zonder tekstuele of inhoudelijke wijzigingen vastgesteld.
3.Jaarverslag Onderhoudscommissie 2014
ggk
4. Jaarverslag Trainerscommissie 2014
ggk
5.Jaarverslag Kantinecommissie 2014
ggk
6.Jaarverslag Wedstrijdcommissie 2014
ggk
7.Jaarverslag Evenementen/ PR commissie 2014
ggk
8.Jaarverslag Triatlon 2014
ggk
9.Ledenoverzicht
Volgens de ledenadministratie hadden we op 31-12-2014 361 betalende leden. Toch ontstond er enige verwarring omdat op de site andere aantallen stonden. Deze getallen waren de aantallen van 31-12-2012. We zien dus een toename van de leden. Dit is vooral te wijten aan de toenamen van de CD en minipupillen. Ook is er een toename van de trimmers.
10.Bestuursverkiezing
Marjan heeft aangegeven niet herkiesbaar te zijn als secretaris. Zij is inmiddels wel weer hersteld en het gaat goed met haar. Als dank krijgt zij van de voorzitter een bos bloemen.
Tinus die haar de afgelopen 2 jaar heeft vervangen heeft aangeven er mee door te willen gaan. Ook Monique Baltussen heeft aangegeven door te willen gaan als bestuurslid. Alle aanwezigen konden zich hierin vinden.
.
11.Jaarrekening 2014, begroting
Voordat de penningmeester begon met de presentatie van de jaarrekening zijn de stukken uitgedeeld aan de aanwezigen om de uitleg van de penningmeester goed te kunnen volgen. Ook werd de beamer gebruikt voor de uitleg.
Toelichting balans 2014:
De investeringen in de activa en de afschrijvingen daarop hebben we opgesplitst in onderdelen. In de bijlage activa is de specificatie van de investeringen en afschrijvingen opgenomen.
Onderhanden werk:
Er zijn kosten gemaakt voor de vergunningsaanvraag en bouwleges voor de aanbouw aan de kantine.
Club van 50
In 2010 is binnen GAC een “Club van 50”opgericht.
In 2014 heeft de club van 50 geïnvesteerd in:
Materiaal:
Motorzeis
Beach vlaggen met grondpinnen
Bladblazer
Vanaf 2011 hebben we de administratie hiervan uit hoofde van kostenbesparing en transparantie, deze binnen de administratie van GAC gebracht en het saldo per 31-12-2014 opgenomen in de balans van GAC. In 2014 telde de “Club van 50”: 25 leden.
Inkomsten:
De contributie is als gevolg van de indexering 3,3% gestegen.
De inschrijfgelden zijn aanzienlijk hoger dan in 2013 en ook hoger dan begroot. Dit vanwege het succes van de kerstloop en indoor.
In 2014 zijn de opbrengsten uit hoofde van reclameborden en giften nagenoeg gelijk gebleven. Omdat we geen jaarprogrammaboekje meer uitgeven zijn de advertentie inkomsten totaal komen te vervallen.
De omzet van de kantine was hoger dan in 2013. Begin 2014 zijn de consumptieprijzen verhoogd.
Het verhuur aan derden is in 2014 gestegen t.o.v. van 2013. Naast het Commanderij College maakte 6 maal een andere school gebruik van onze accommodatie.
Bootcamp heeft in ook 2014 op onze baan getraind.
In 2014 heeft er geen ET verhuur plaats gevonden.
In 2014 hebben we samen met Knutje & Knotje de rommelmarkt georganiseerd. Deze activiteit krijgt in 2015 een vervolg.
De subsidie van de Gemeente Gemert-Bakel is in 2014 gelijk aan 2013. Deze hebben we echter nog niet ontvangen en is als vordering onder debiteuren op de balans opgenomen.
Uitgaven:
De onkosten voor trainingen zijn in 2014 iets hoger dan in 2013. De netto bijdrage Start to Run was in 2014 lager vanwege een lager aantal deelnemers. Om een redactioneel artikel inzake Start to Run in het Gemerts Nieuwsblad te mogen plaatsen werden we verplicht een advertentie in het Gemerts Nieuwsblad op te nemen. Deze extra kosten hebben we in mindering gebracht op de AU bijdrage. We plaatsen in 2015 geen advertenties meer voor Start to Run.
De huur van de accommodatie is in 2014 gestegen. Daarnaast hebben we in 2014 een indoorwedstrijd georganiseerd in Fitland
De kosten van energieverbruik zijn in 2014 lager dan in 2013. Dit als gevolg van een lager gasverbruik van ongeveer 1.000 m3. Minder strenge winter. We zijn momenteel de energieprijzen aan het onderzoeken en denken daarmee een verdere besparing te realiseren in 2015.
De onderhoudskosten liggen ongeveer gelijk met het jaar 2014. We hadden meer kosten begroot. We zouden in 2014 de verlichting aanpassen aan de NEN norm. De uitvoering hiervan moet nog plaats vinden. We hadden in 2014 geen bijzondere onderhoudsuitgave.
In 2014 hebben 2 trainers een loopcursus gevolgd, zijn er workshops voor de assistent trainers verzorgd, hebben 13 trainers een EHBO cursus bij sportletsel en 5 trainers de cursus reanimatie/AED gevolgd. Een gedeelte hiervan hadden we in de begroting opgenomen.
De afdracht aan de Atletiekunie is als gevolg van de indexering toegenomen, zie ook contributie inkomsten. Hieronder is ook de verschuldigde bijdrage competitie deelname geboekt.
De kosten voor prijzenwedstrijden is in 2014 iets gestegen maar is conform begroting.
De kampkosten zijn hoger dan in 2013 en ook iets hoger dan begroot. De eigen bijdrage van de deelnemers is ongeveer 50%.
De bureaukosten zijn hoger dan begroot. We hebben bij het opstellen van de begroting dit te laag ingeschat.
We hebben in 2014 extra bestuurskosten gehad in verband met de statutenwijziging.
De kosten van de exploitatie van de kantine liggen lager dan in de voorgaande jaren en hebben alleen betrekking op de 10% regeling. Op zondag wordt de kantinedienst door de leden van de ZOT verzorgd. Hierover is de 10% regeling niet van toepassing. Er zijn geen extra uitgave geweest..
De specificatie van de afschrijving is opgenomen in de afschrijfstaat welke als bijlage bij deze jaarrekening is opgenomen.
Resultaat 2014:
We hadden voor 2014 een begroting opgesteld welke positief afsloot .De totale inkomsten zijn hoger dan begroot. De totale kosten zijn rekening houdend met een lagere afschrijving op jaarbasis gelijk aan de begroting. Het boekjaar 2014 hebben we met een zeer mooi resultaat afgesloten.
12. Kascontrole.
Harry Bongen, Frans van Berlo en Jan van Ansem hebben de kas gecontroleerd. Het ziet er netjes uit. De commissie vraagt de leden om decharge te verlenen.
Als dank voor overzichtelijke wijze van de boekhouding krijgt Netty een bos bloemen overhandigd uit handen van de penningmeester.
13. Benoemen kascontrolecommissie
Omdat Jan van Ansem aftredend is stelt Peter Beekmans zich beschikbaar als lid van de kascommissie.
14. Vrijwilliger
Vorig jaar met heeft de ALV een mandaat gegeven aan het bestuur om een voorstel uit te werken voor het aantrekken van vrijwilligers binnen GAC. Enkele bestuursleden hebben een voortel uitgewerkt wat Dennis presenteerde met behulp van een Power Point presentatie. Het doel van dit agendapunt is het verkrijgen van een goedkeuring van het voorstel van het bestuur.
Het is essentieel dat we meer vrijwilligers krijgen dit om de werkdruk te verlagen bij degenen die veel werk verzetten maar ook om meer betrokkenheid te creëren bij de leden binnen GAC.
Wat is het voorstel:
Iedereen moet minimaal een dagdeel per jaar iets betekenen binnen GAC. Dat kan zijn bij een loopevenement, baanwedstrijd of het opbouwen, afbreken of ondersteunen bij een wedstrijd.
Het helpen in de kantine, baanonderhoud enz.
Iedereen wordt benaderd middels een brief waarin word aangegeven wat de bedoeling is.
Alleen leden ouder dan 16 jaar worden geacht iets te betekenen. Leden onder de 16 jaar worden niet verplicht vrijwilligerswerk te doen. Natuurlijk vragen we wel aan de ouders om een bijdrage te leveren.
Indien men geen bijdrage wenst te leveren dan vraagt GAC een bijdrage van 50 euro.
De informatie wordt verzameld door vrijwilligerscoördinator/bestuur. Het wordt geïnventariseerd en doorgespeeld aan de commissies. Zij nemen contact op met de vrijwilligers en maken afspraken.
Dennis is voorlopig het aanspreekpunt hiervoor.
Vragen:
Jan van Ansem:
Het is wel belangrijk om in de brief te vragen of ze al vrijwilligerswerk doen.
Harry Bongen:
Is 50 euro niet veel? Je wilt er toch geen geld aan verdienen. En wat gebeurt er met dat geld. Aangeven wat de reden is dat ze zich niet opgeven
Theo van Gerven:
Hoe wordt het een en ander geregistreerd? Wie bewaakt de planning? De commissies zijn aan zet in dit verhaal. Wanneer beginnen we?
Maarten Manders:
Wat indien er maar 10 vrijwilligers zich opgeven en de rest aangeeft we betalen wel? We moeten pas beslissen als alle vragen beantwoord zijn en alles helder is.
Theo Nelissen:
We moeten oppassen dat we de leden op deze manier niet weg jagen. En we moeten er voor zorgen dat er niet te veel vrijwilligers op een tijdstip komen.
Ine van Lankveld:
Wat als ze zich opgeven en niet op komen dagen. Wie houdt dat bij?
Martijn Kluitmans:
Wat als men op 1 juli lid is geworden? Wordt er iedere maand 4 euro aan bijdrage geleverd of alles in een keer?
John Otterdijk:
De brief moet een vriendelijk toonzetting hebben. En waarom zijn de leden van onder de 16 jaar uitgezonderd?
Het bestuur neemt alle vragen mee zodat we er op een juiste manier kunnen inbouwen in het traject.
De leden geven toestemming om de ingeslagen weg voort te zetten.
.
15. Mededelingen bestuur
Harry Bongen en John van Esch zijn bezig om het geluid te verbeteren op het terrein.
De website krijgt een update. Martijn Kluitmans heeft aangegeven hierin te assisteren.
We hebben ongewenste visite gehad, veel hordes zijn meegenomen wat een behoorlijke kosten post is geweest. Inmiddels hebben we 25 stuks nieuwe in gebruik.
Er is nieuw hekwerk geplaatst.
We hebben weer een tiental juryleden erbij.
De gemeente is bezig met een sportnota. Heimen en Tinus zijn hiervoor bij de wethouder geweest om van gedachte te wisselen. Je moet hierbij denken aan samenwerking tussen verenigingen van het sportpark, vergrijzing onderhoudsploegen,promoten van het bewegen van ouderen.
De container voor Spieren voor Spieren heeft de eerste euro,s opgeleverd.
De rommelmarkt zal plaatsvinden op 19 april.
Leden van GAC kunnen korting krijgen voor de Europese kampioenschappen in 2016.
16 Wat verder er tafel komt.
Geen punten
17 rondvraag
Hilde Rijkers:
We hebben problemen met de bezetting vwb de trainers. Er vallen er steeds meer uit. We krijgen hier als GAC grote problemen mee.
Maarten Manders:
Vraagt aandacht voor de warmwatervoorziening. De voorzitter geeft aan dat Bart Paaymans de opdracht heeft gekregen dit probleem op te lossen. We moeten wel eerst de oorzaak weten.
John van Esch:
In de commissies moeten we wel kartrekkers hebben.
18. Sluiting
Notulist
Tinus Meulenbroeks