Concept jaarverslag 2016

Verslag  jaarvergadering 6 april 2016
Aanwezig:
Heimen Morelissen (voorzitter), Jo Kusters, Dennis van Esch, Monique Baltussen, Tinus Meulenbroeks(notulist), Wiel Langenhuizen, Jan van Ansem, Peter v/d/Ligt, Cor Melis, Theo van Gerven, Frans van Berlo, John van Esch, Beppy van Esch, Ton van Duijnhoven, Martien Ploegmakers, Hein van Berlo, Anton van de Heuvel, Maarten Manders, Jan Coppens, Mirjam Coppens, Jaqueline Macke, Netty Kleinjan, Peter Beekmans, Ans Meulenbroeks, Tilly van Engeland, Theo Nelissen, Martijn Kluymans,Sonja Kluytmans, Harry Bongen, Ine van lankveld, Tonnie van Lankveld, Toon Bekkers
Afwezig met bericht:
Wim en Margret Sandbrink, Mariette Smit, Jackelien van der Avoort, Henny en Adriaan Dekkers, Wies Morelissen.
1.Opening en vaststelling agenda
Om 20:00 uur opent de voorzitter de vergadering en heet iedereen welkom.
De voorzitter geeft in het openingswoordje een terugblik van 2015.
-Afgelopen jaar zijn er weer vele mooie sportieve gebeurtenissen geweest. Ook minder leuke zaken zoals het overlijden van oud lid Leon Hoppezak. Bij sommige leden is er gezinsuitbreiding geweest o.a bij Ferdie Ranshuijsen en Janneke Swanen. Uiteraard onze felicitaties hiervoor.
-De uitbreiding van de kantine is in 2015 gerealiseerd met behulp van vele vrijwilligers.
-Er hebben ook enkele wijzigingen plaatsgevonden op het gebied van de commissies. John van Esch heeft het voorzitterschap overgedragen aan Theo Nelissen, John blijft wel actie in de commissie.
-Ook de trainers commissie heeft een wijziging ondergaan. Hilde is als voorzitter gestopt en heeft het stokje overgedragen aan een nieuw opgerichte Technische Commissie onder leiding van Martijn Kluijtmans. De commissie neemt ook andere taken op zich zoals trainingsopzet en opleidingen.
-Op het gebied van de ICT is er ook een ontwikkeling. Er is een ICT commissie opgericht met daarin Marc Bongen, Jan Herpers en Martijn Kluijtmans. De eerste resultaten zijn de modernisering van onze site. Er moeten nog wel enkele wijzigingen worden ingebracht maar het begint al een mooie site te worden. Verder zal de digitale omgeving worden verbeterd.
-Met behulp van de ICT commissie is de PR commissie nieuw leven ingeblazen onder leiding van Beppy van Esch en Jackelien van de Avoort. Dit betekend wel dat de maandelijkse nieuwsbrief zal verdwijnen. Al het nieuws zal verspreid gaan worden via de site ,Facebook, twitter en Instagram. Voor velen zal het even wennen zijn. De voorzitter wenst alle nieuwe en vernieuwde commissies veel succes.
-De vrijwilligersactie heeft inmiddels handen en voeten gekregen. Alles is verdeeld onder de commissies. Later bij punt 14 komt Dennis er nog even op terug.
-De baan is eind maart weer gekeurd en waarschijnlijk weer goedgekeurd tot 2019. Het officiële rapport moeten we nog wel ontvangen. Dat is een voordeeltje voor de gemeente met dank aan de vrijwilligers van GAC. We zullen dit zeker meenemen in het overleg met de gemeente over de Kadernota Sport. Voor wat hoort wat.
Uiteraard praten we dan ook over de inbraken en wat daar aan te doen is.
-Het geluid op en rond het veld evenals het WIFI gebruik is inmiddels sterk verbeterd, mede dankzij Harry en John.
-De ledenadministratie loopt inmiddels op rolletjes via het programma Sportlink dat direct gelinkt is aan de Atletiek Unie.
-Door de schenking van de club van 50 is het mogelijk geweest om een AED apparaat aan te kunnen schaffen. We willen als bestuur zoveel mogelijk leden de mogelijkheid bieden om een reanimatie cursus hiervoor te volgen. De eerste cursus heeft al plaatsgevonden.
-De spieren voor spieren container die staat bij de ingang loopt boven verwachting goed. GAC ontvangt € 0,10/ per kg.
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld, met de opmerking dat we bij punt 13 een pauze inlassen.
2.Verslag jaarvergadering 8 april 2015
Het verslag wordt zonder tekstuele of inhoudelijke wijzigingen vastgesteld.
-John van Esch geeft aan dat er een verkeerde datum staat vermeld.
Atw: Is bekend echter op de site stond het goed.
-Theo  van Gerven vraagt of het wel zo verstandig is om de verslagen op de site te zetten.
Antw: Dat doen we al jaren. We nemen het in ieder geval mee in de bestuursvergadering.
-Cor Melis geeft aan moeite te hebben met het vinden van de stukken op de site.
Antw:Wellicht is een gebruiksaanwijzing een oplossing. Vraag het eventueel aan iemand van de PR of ICT commissie.
3.Jaarverslag Onderhoudscommissie 2015
ggk
4. Jaarverslag Trainerscommissie 2015
ggk
5.Jaarverslag Kantinecommissie 2015
ggk
6.Jaarverslag Wedstrijdcommissie 2015
ggk
7.Jaarverslag Evenementen/ PR commissie 2015
ggk
8.Jaarverslag Triatlon 2015
ggk
9.Ledenoverzicht
Middels de beamer geeft Jo een duidelijk uitleg van het ledenbestand op dit moment. Met vorig jaar is er niet veel verschil. We hebben nu 370 leden.
-Bij de triatlon is ook het duatlon lidmaatschap geïntroduceerd. In tegenstelling tot de triatlonleden zwemmen zij niet. Je ziet de term basisleden wat inhoud dat dit leden zijn die op dit moment niet sporten. Hetzij door blessures of bv stage in het buitenland. Dit heeft voordelen voor de leden. Anders moeten ze bij het opnieuw opstarten opnieuw inschrijfgeld betalen bij de Atletiek Unie. We hebben ook leden, waaronder basisleden, welke niet meer (kunnen) sporten, maar GAC wel een warm hart toedragen. We treden met deze leden in contact om te bezien of we ze als donateur of wandelaar voor GAC kunnen behouden.
-De vrijwilligers betalen geen contributie. Zij verrichte immers veel werk voor de vereniging.
-Ereleden betalen geen contributie.
Toon Bekkers vraagt wat nu precies de vrijwilligers zijn.
Antw:Dat zijn leden die niet sporten en veel werk verrichten binnen GAC, zoals op de dinsdagochtend en een keer per maand op de zaterdagmorgen. Ook zie je deze leden vaak bij de wedstrijden hand en spandiensten verrichten.
10. Jaarrekening 2015, begroting 2016
Voordat de penningmeester begon met de presentatie van de jaarrekening zijn de overzichten uitgedeeld aan de aanwezigen om de uitleg van de penningmeester goed te kunnen volgen. Ook werd de beamer gebruikt voor de uitleg.
Afgelopen jaar geeft een gezond beeld van de financiële situatie op dit moment.
Guido Schrama stelt de vraag of het niet zinvol is om na te denken over een alternatief om het beschikbare geld meer te laten renderen nu de spaarrente historisch laag is.
Antw: Als vereniging mogen we niet beleggen met het geld wat in bezit is. Er zitten altijd risico’s aan. Het is natuurlijk wel een onderwerp waar we eens over na moeten denken. We moeten dit dan voor bespreken in een commissie en dan terug laten komen naar de ledenvergadering. (actiepunt)
Cor Melis geeft aan dat de inschrijfgelden bij wedstrijden hoger zouden moeten zijn. Vanuit de wedstrijdcommissie wordt dit en de overige kosten per wedstrijd vastgelegd.  De penningmeester geeft aan dat dit de werkelijk ontvangen bedragen zijn.. Er wordt bij wedstrijden niet gecontroleerd of er daadwerkelijk betaald is. Afgesproken wordt dat de wedstrijdcommissie met de penningmeester de inkomsten en uitgave per wedstrijd gaan bespreken, om zo tot een waterdicht systeem te komen. (actiepunt)
11.Bestuursverkiezing
Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld bij het bestuur.
Hierdoor zijn Dennis en Jo opnieuw voor 3 jaar gekozen als lid  van het bestuur.
De voorzitter geeft aan dat hij volgend jaar aftredend is en doet het verzoek om na te denken over zijn opvolging.
12. Kascontrole.
Peter Beekmans, Harry Bongen en Frans van Berlo hebben de kascontrole uitgevoerd voor 2015. Het zag er keurig uit, met de complimenten aan Netty.
Hein van Berlo kwam met het voorstel om Netty een laptop in bruikleen te stellen voor het vele werk wat zij voor GAC op de computer moet verrichten. Veel leden vonden dit een goed voorstel. Het bestuur kon er zich zover er in vinden dat zij zullen kijken hoe e.e.a. te regelen. (actiepunt)
13. Benoemen kascontrolecommissie
Omdat Peter Beekmans aftredend is hebben we een nieuw lid van de kascommissie nodig. Mirjam Coppens stelt zich beschikbaar voor de kascontrole
14. Stand van zaken vrijwilligersactie
Vorig jaar heeft het bestuur goedkeuring gekregen in de ledenvergadering om het voorstel uit te werken. Het bestuur is verschillende keren bij elkaar geweest om dit in goed banen te leiden. Inmiddels kunnen we aangeven dat iedereen benaderd is en dat ook iedereen een steentje gaat bijdragen aan het vrijwilligers werk. Er zijn voor enkele leden een uitzondering gemaakt vanwege de thuissituatie maar die zijn op een hand te tellen. Verder zijn er ook enkele leden die aangaven liever de bijdrage te betalen. Maar dat waren er maar heel weinig. Al met kunnen we spreken over een geslaagde actie om te komen tot meer vrijwilligers.
Het is dan ook zaak om goed in de gaten te houden of ook iedereen daadwerkelijk zijn/haar bijdrage levert.
Theo van Gerven geeft aan om na een half jaar te inventariseren wie er op dat moment ook daadwerkelijk iets heeft gedaan. Dit wordt door alle aanwezigen beaamd (actiepunt)
Frans van Berlo wil weten hoe het zit met de basisleden moeten die ook vrijwilligers werk verrichten.
Antw: Basisleden zijn leden die GAC een warm hart toedragen door het betalen van alleen de contributie. Het zou vreemd zijn als we van hen dan ook nog een bijdrage als vrijwilliger vragen.
Martijn Kluijtmans vraagt hoeveel uren vrijwilligerswerk extra door de leden wordt geleverd.
Antw: Hiervoor is geen indicatie voorhanden, maar tenminste een dagdeel is afgesproken.
Maarten Manders vraagt of er ouders van leden onder de 16 jaar zich op hebben gegeven.
Antw:Enkele hebben dat gedaan maar het was niet de opzet.
15. Mededelingen bestuur
Bij de inleiding van de voorzitter zijn al enkele punten naar voren gekomen.
er zijn echter nog enkele mededelingen van het bestuur:
-Op 9 juli gaan we met een bus vol belangstellenden naar de EK in Amsterdam
-Op 16 mei vindt er de City Run plaats waar we als vereniging bij betrokken zijn en mede georganiseerd wordt door leden van onze club.
-Net als bij zusterverenigingen is er een ontwikkeling gaande om van het hardlopen bij een bepaalde leeftijd of blessure over te gaan naar wandelen. Er is al spontaan een groep ontstaan op de donderdagochtend. Wij willen als bestuur dit faciliteren door enkele trainers hiervoor op te leiden.
-Op 17 april organiseren we weer de rommelmarkt. We hopen uiteraard op goed weer wat dan zorgt voor de broodnodige inkomsten.
Op 15 april is er de Molenbroekloop die zal weer gepaard gaan met de appeltaart actie tbv Roparun.
-De problemen met de douches hopen we op te kunnen lossen. Er worden nu stappen gemaakt.
-We zijn gewisseld van energieleverancier en we hebben onderdelen vervangen waardoor de variabele en vaste kosten omlaag zullen gaan.
-De samenwerking met bootcamp krijgt waarschijnlijk een structureel karakter. Nu maken ze gebruik van onze accommodatie in de winter. Wellicht dat dit ook in de zomermaanden zal plaatsvinden. Wij als GAC vinden dat een goede zaak en het is ook de wens van de gemeente om samenwerking te zoeken met andere sportverenigingen. Jan van Ansem merkt hierbij wel op dat het een commerciële verenging is en daardoor een andere positie heeft (qua kostentoerekening).
– De gesprekken met de ZUTH zijn gestopt omdat zij voor een andere locatie hebben gekozen. Dat is ook de reden dat we nu meer in onze wandelaars willen investeren.
-Het bestuur bedankt Peter v/d Ligt voor het overnemen van de ledenadministratie.
-De kantine prijzen zullen worden verhoogd per 15-4-2016. Dit omdat o.a. de accijnzen en inkoopprijzen verhoogd zijn.
-Hoe is het met de muizenoverlast.
Antw: De gaten waar ze eventueel door kunnen komen zijn gedicht. Dus nu is het even afwachten of de muizen dan ook verdwijnen.
Toon Beckers vindt dat GAC er financieel goed voorstaat. Is het niet zinvol om aan leden certificaten van de RABO bank te denken, of te investeren in zonnecollectoren
Antw: Als vereniging willen we niet speculeren en met de energiebesparingen zijn we volop bezig. Denk aan het veranderen van energiemaatschappij en het vervangen van de meters
16 Wat verder er tafel komt.
Geen punten
17 rondvraag
-Theo van Gerven geeft aan dat er zaterdags in de ochtend bij de  trainingen vaak lastig is om de baan te reinigen. Men wil de lopers niet tot last zijn, maar vaak kan het niet anders. We proberen met elkaar rekening te houden.
– De club van 50 heeft het AED apparaat geschonken. Er was nog geld over. Dat geld zal besteed worden aan 2 banken.
-Frans van Berlo vraagt hoe het gesteld is met de mogelijkheid voor het aanvragen van subsidie voor energie besparing. De verlichting is inmiddels 18 jaar oud. Straks is de subsidie op.
Antw: Er is hierover al contact geweest  met de andere verenigingen van het sportpark om hier gezamenlijk mee op te trekken. Lukt dat niet dan zal GAC zelf het initiatief nemen. Het bestuur zal deze subsidiemogelijkheid ook inbrengen bij het overleg met de gemeente. We zullen dit inbrengen bij het overleg bij de kadernota sport. Tevens zullen we aangeven dat door inzet van de vrijwilligers de vernieuwing van de baan weer is uitgesteld wat behoorlijk wat besparing voor de gemeente met zich meebrengt. Volgend jaar zullen we bij de ledenvergadering hierover meer kunnen mededelen. (actiepunt)
Mirjam Coppens heeft vragen gekregen van omwonenden over de datum van de molenbroek loop dit omdat het niet op brief stond vermeld die de bewoners hebben gekregen.
Antw: Klopt het is een misverstand geweest. Er stond echter wel een telefoonnummer bij waar ze naar konden bellen voor informatie.
Jan van Ansem vraagt of het mogelijk is om bij belangrijke evenementen dit kenbaar te maken bij alle leden middels een mail.
Antw:Dit moet mogelijk zijn. We moeten er een modus voor zien te vinden.(actiepunt)
Guido Schrama vraagt hoe het gesteld is met de douches.
Antw: Er is opdracht gegeven dit te herstellen
18. Sluiting
Om 22:35 sluit de voorzitter de vergadering
Actiepunten
1. Nadenken over andere manier van wegzetten van reserves. (bestuur)
2. Aanleveren begroting wedstrijdcommissie. (wedstrijdcommissie)
3. Laptop in gebruikleen geven aan Netty. (bestuur)
4. Leden informeren over de voortgang subsidie verenigingen energiebesparing. (bestuur)
5.Na een halfjaar inventariseren wie wat heeft gedaan ivm vrijwilligersactie. (bestuur)
6. Bij evenementen een mail hierover uit laten gaan. (bestuur)
Notulist
Tinus Meulenbroeks