Aanwezig: Marlies van Beek, Annemiek en Jurgen Pluijm, Frans van Berlo, Tinus Meulenbroeks (notulist), Jo Kusters, Dennis van Esch (voorzitter), Roderick Vos, Heimen Morelissen, Ans Meulenbroeks, John van Otterdijk, Ans Jacobs, Peter van de Ligt,
Eefje Mellsen, Theo van Gerven, Rowena van de Vossenberg, Beppie van Esch, Willy van de Aa, Toon Bekkers, Stefan van Oosterwijk, Jackelien van der Avoort, Jos Beniers, Maria Verheijen, Hilde Rijkers, Guido Schrama, Henk van Eck (iets later), Jan en Jose van Ansem, Domenique Wolfs, Henny Dekkers, Nettie Kleinjan.
Afwezig met Bericht: Miriam Coppens, Wiljan en Helma Rooijakkers, Sandra Verkampen, Jeroen van de Eijnde
1.Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de online vergadering en heet iedereen welkom op de algemene ledenvergadering 2021.Tevens geeft hij wat aanwijzingen/tips om ruis gedurende de vergadering te voorkomen.
Verder geeft de voorzitter complimenten aan de vrijwilligers die de laatste maanden het toch mogelijk hebben gemaakt om enkele activiteiten voor de jeugd door te kunnen laten gaan.
Ook stelt hij voor om na punt 13 een pauze in te lassen.
2. Verslag jaarvergadering van 4-11-2020
Tekstueel en inhoudelijk wordt het verslag goedgekeurd
Theo van Gerven:
-Punt 9: er zijn niet 239 maar 439 leden lid zijn van GAC.
-punt 14: regenwater wijzigen in geen grondwater.
Toon Bekkers:
-Toon geeft aan dat hij geen Antoon heet maar Toon en ook Bekkers ipv Beckers
Actiepunten:
-Punt 1 wordt zo snel mogelijk opgepakt.
-Punt 2 staat op de agenda
3. Jaarverslag onderhoudscommissie
Goedgekeurd
4. Jaarverslag technische commissie
Goedgekeurd
5. Jaarverslag wedstrijd commissie
Goedgekeurd
6. Jaarverslag evenementen commissie
Goedgekeurd
7. Jaarverslag PR-commissie
Goedgekeurd
Nav het verslag merkt Theo van Gerven op dat het fijn zou zijn dat we niet alleen te horen krijgen dat we er sponsoren bij hebben gekregen maar ook te horen krijgen hoeveel er gestopt zijn. We krijgen dan een beter beeld.
De PR geeft aan dit in het vervolg te doen. (actiepunt)
8. Jaarverslag Triathlon
Goedgekeurd
De voorzitter bedankt de voorzitters van de commissies voor de verslagen.
9. Ledenoverzicht
Ondanks een slecht jaar (corona) zien we toch een stijging van het aantal leden. Van 428 naar 439.
Bij de pupillen, junioren en de sportief wandelaars zien we een stijging. Bij de trimmers zien we echter een daling van 104 naar 89 leden.
Jan van Ansem merkt op dat het wel een vertekend beeld geeft omdat er veel trimmers naar het sportief wandelen zijn overgestapt. Leden zijn niet vertrokken maar overgestapt naar een andere categorie.
10. Jaarrekening 2020, begroting 2021
Bijna het gehele jaar 2020 heeft de corona een flinke impact gehad op de vereniging.
De penningmeester geeft een heldere uitleg over de jaarrekening 2020 en begroting 2021
Enkele punten die opvielen:
Er zijn weinig wedstrijden geweest, de kantine is grotendeels gesloten geweest en de verhuur van de accommodatie kwam gedeeltelijk stil te liggen (vanwege de slechte staat van de grasmat) ook de rommelmarkt kon als gevolg van Covid 19 niet doorgaan, wat voor GAC normaal een mooi centje oplevert.
We hebben in 2020 een tegemoetkoming (BOSA regeling) gekregen en de RABO clubactie leverde een mooi bedrag van €1594,00 op. In het kader van Covid-19 hebben we van de overheid een tegemoetkoming ontvangen van € 4.000,–.
De trainingskosten waren uiteraard lager evenals de wedstrijdkosten. De gemeente heeft één kwartaal van het exploitatiebedrag (huur) in 2020 kwijtgescholden. De onderhoudskosten zijn ook lager omdat we in 2019 onze accommodatie volledig vernieuwd hebben.
Er is rekening gehouden met de teruggaaf van een gedeelte van de contributie van de leden die in 2020 geen gebruik hebben kunnen maken van de accommodatie ivm de corona. Dit zijn vooral de wandelaars.
Ondanks de perikelen van 2020 kunnen we dat jaar met mooie zwarte cijfers afsluiten wat een ontzettend goed gevoel geeft. Het aantal leden is in 2020 ligt gestegen.
De penningmeester refereert nog aan het afscheid van Nettie die jarenlang de rechterhand was van Jo. Met een grote staat van dienst voor GAC als onder andere, bestuurslid en ook jury tijdwaarneming, heeft zij de waarderingsspeld van de AU mogen ontvangen.
Ook de begroting 2021 die voorzichtig is opgesteld laat een positief resultaat zien. Hierbij is als uitgangspunt genomen dat de meeste activiteiten in het 2de halfjaar weer opgestart worden.
De hele administratie is met ingang van 1 januari 2021 geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Bas van de Burgt gaat Jo hierbij assisteren bij de dagelijkse administratie.
-Jan van Ansem merkt op dat hij de jubileumviering mist.
antw: Er is hiervoor € 6000,– gereserveerd.
11. Kascontrole
Jeroen van de Eijnde (afgemeld voor deze vergadering), Guido Schrama en Theo van Gerven (aftredend) hebben de kascontrole uitgevoerd.
De administratie was keurig in orde en ook de toelichting was dik in orde. De commissie gaf complimenten hiervoor. Ook Nettie kreeg de complimenten omdat zij in 2020 nog actief lid was in de administratie.
De commissie verleent decharge.
12.Benoemen kascontrole
Omdat Theo van Gerven aftredend is moet er een nieuw commissielid benoemd worden
Willy van de Aa stelt zich beschikbaar voor de kascommissie.
13. Bestuursverkiezing
In het bestuur is Tinus Meulenbroeks (secretaris) aftredend.
Tinus stelt zich wederom beschikbaar om deze functie nog een periode uit te voeren. De aanwezigen hadden geen bezwaar.
Het bestuur draagt Eefje Mellsen voor als lid van het bestuur.
De aanwezigen hadden ook hierbij geen bezwaar zodat we weer een bijna voltallig bestuur hebben.
Een bestuursfunctie is nog vacant maar er heeft zich niemand aangemeld bij de secretaris voor deze bestuursfunctie.
14. Renovatie baan
–In november 2020 is de renovatie afgerond.We hebben een mooie accommodatie gekregen. Op 13 april 2021 vindt de eerste reiniging plaats. Dit zal tevens een controlemoment zijn of de toplaag in takt blijft. Er is immers afgesproken dat dit gecontroleerd gaat worden. Theo Peeters van de gemeente zal aanwezig zijn om de controleren of de korrels opgevangen worden conform de afspraken
-Eind 2021 staat installatie van de LED verlichting op het programma. De gemeente gaat bij alle verenigingen de lichtinstallaties vervangen. Voor GAC zal deze lichtinstallatie moeten voldoen aan de eisen van NOC NSF. In het 4e kwartaal 2021 zal dit gaan plaatsvinden.
-Toon Bekkers geeft aan dat op de rand van de crossbaan (langs de straat) de kwaliteit niet goed is. Theo van Gerven geeft aan om samen hier naar te kijken. (actiepunt)
-In april zal ook de verspring locatie gerepareerd worden. Bij de aanleg van de regeninstallatie is er iets fout gegaan waardoor er een verhoging is ontstaan bij de aanloop.
15. Mededeling bestuur
-60 jaar bestaan
Er zijn wel jubilarissen in het zonnetje gezet. Maar wat er in 2021 op het programma staat is niet helder, wat is nog mogelijk.
Frans van Berlo geeft aan dat hij gaat inventariseren wie er nog mee wil doen in de commissie en wat er nog mogelijk is in 2021. Als er in 2021 niets meer in dit kader kan worden georganiseerd zal het bestuur aan moeten geven of het in 2022 nog wel zinvol is om een 60 jaar jubileum te vieren.(actiepunt) Wellicht doorschuiven naar het 65 jaar jubileum.
-Trainingspakken
Volgende week komen de pakken binnen.De prijs is een stuk lager dankzij de 4 sponsoren, extra onderhandeling met Craft en de BOSA subsidie. De prijzen staan inmiddels op de site.
-Contributie corona periode
–In januari hebben alle leden een mail ontvangen waarin het bestuur uitleg geeft over de teruggave van de contributie voor de leden die geen gebruik hebben kunnen maken van de accommodatie gedurende de corona periode in 2020. Daarin staat ook vermeld dat we het voorleggen aan de ALV. Naar aanleiding van die mail hebben we veel reacties ontvangen van leden die aangeven dit niet terug te willen.
De contributie bestaat uit 3 delen:
De afdracht aan de AU, afdracht van de leden met een wedstrijdlicentie en de afdracht aan GAC zelf en voor de triatlon de kosten voor het zwemmen. Het voorstel van het bestuur is om van de afdracht aan GAC 75% terug te betalen. Het gaat GAC ongeveer €5000,00 kosten. Iedereen kon zich vinden in het voorstel van het bestuur. De leden ontvangen binnenkort een e-mail van het bestuur waarop ze kunnen reageren als ze de contributie niet terug willen.
Peter van de Ligt:
Leden die geen lid meer zijn hebben krijgen die ook hun geld terug?
Antw:Uiteraard
En voor 2021:
Antw:
Hier is nog geen besluit over genomen omdat we nog niet wisten hoe lang de maatregelen nog zouden duren. De wandelaars zijn afgelopen dinsdag weer begonnen.
Henk van Eck:
Kunnen we dit dragen als vereniging?
Antw
In de begroting is hier al rekening mee gehouden. Dit geldt nu voor 2020.
Toon Bekkers:
Gaat dit met de contributie verrekend worden?
Antw:
Het wordt verrekend met de contributie van het 2e kwartaal 2021.
–ET Unit
ET staat voor elektronische tijdwaarneming. Er is hiervoor een crowdfunding actie op touw gezet door Beppie van Esch. Dit was een groot succes, binnen een week hadden we het geld binnen. Bouwbedrijf van Schijndel stelt die unit beschikbaar voor dat geld. De vergunning is inmiddels rond. Op kort termijn zal de unit geplaatst worden.
-Investeringen in de toekomst:
Wat zijn de mogelijkheden voor GAC. We hebben inmiddels een energiescan uit laten voeren en met die adviezen zoals zonnepanelen, warmteboilers gaan we aan de slag.
-Ook wat betreft het materialenhok zijn er wensen. We hebben de gemeente gevraagd om aan te geven wat de mogelijkheden zijn om het materialenhok uit te breiden. Waar ligt b.v de rode lijn. De afspraak is inmiddels gemaakt dat er iemand van de gemeente met het bestuur in gesprek gaat.
-VOG
Iedereen binnen GAC die met kinderen omgaat heeft een VOG verklaring. Het bestuur, de trainers, evenementen commissie en de vertrouwenspersonen. Deze VOG,s verlopen volgens de wet niet. De AU adviseert om elke 3 jaar een nieuwe aan te vragen. Als bestuur hebben we afgesproken om elke 5 jaar voor de desbetreffende personen een nieuwe aan te vragen
-GAC toekomstbestendig maken
De wereld om ons heen veranderd. Ook de sporters zijn steeds minder geneigd om zich bij een vereniging aan te sluiten. Dit is een landelijk beeld waar alle verenigingen mee te maken hebben gekregen.
Hoe kunnen we als GAC hierop anticiperen. We zijn een gezonde vereniging met een prachtige accommodatie.De voorzitter heeft hierover wat op papier gezet. Hij nodigt iedereen uit om hierover over mee te denken. Een voorbeeld hierin is, kunnen we de baan beschikbaar stellen voor lopers met b.v een druppel (tijdslot) zodat deze persoon op alle tijden terecht kan om zijn trainingen/trainingsprogramma te doen. Er zijn immers genoeg tijden beschikbaar dat de baan niet in gebruik is.Ongetwijfeld zijn er meerdere ideeën die naar boven zullen komen.
Henk van Eck geeft aan dat we voorzichtig hierin moeten zijn ivm afgifte sleutels
Antw
Het zullen zeker geen sleutels zijn maar wellicht een elektronisch tijdslot te bedien met bv een app.
Tinus Meulenbroeks vult nog aan dat iedereen die momenteel een sleutel heeft hiervoor getekend heeft en geregistreerd staat. Ook geeft hij aan dat de Samenstroom (lagere school) op de maandag, woensdag en vrijdagmorgen gebruik maakt van de baan. In ieder geval tot 1 mei.
Theo van Geven merkt op dat we moeten oppassen dat er geen dubbeling van afspraken moeten komen.
16. WVTTK
Henk van Eck neemt nog contact op met de penningmeester omdat hij het financiële gedeelte gemist heeft.
17. Rondvraag
Theo vanGerven:
–Hoe gaat het met de sport coöperatie,
Antw:
We worden elke maand geïnformeerd over de stand van zaken. Half maart zat er €12.000,00 aan rekeningen in. Eind april hoogstwaarschijnlijk €25.000,00. Als we dat bereikt hebben kan de stichting sport coöperatie de eerste BOSA subsidie aanvragen.
-De trottoirbanden voor de unit zijn bij de verkeerde poort afgeleverd.
Toon Bekkers
Hij bedankt het bestuur voor de inzet van het afgelopen jaar. Het is niet niks geweest met al die ontwikkelingen.
Actiepunten
- Handleiding maken werkzaamheden de kantine (bestuur)
- Ook aangeven hoeveel sponsoren er gestopt zijn. (PR commissie)
- Crossbaan inspecteren. (Theo van Gerven)
- Uitspraak doen of het nog zinvol is om een 60 jaar jubileum te organiseren in 2022. (bestuur)
Om 22:37 sluit de voorzitter de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng.
Notulist
Tinus Meulenbroeks