Aanwezig: Jo Kusters, Heimen Morelissen, Dennis van Esch, Eefje Melssen, John van Otterdijk, Cor Melis, Jan Coppens, Miriam Coppens, Willy vd Aa, Guido Schrama, Hilde Rijkers, Theo van Gerven, Sonja Kluijtmans, Sandra Verkampen, Stefan van Oosterwijk, Peter vd Ligt, Jackelien van der Avoort, Beppy van Esch, Frans van Berlo, Mireille van Schijndel, Frans van Hak, Maarten Manders, Adriaan Dekkers, Anne-Mieke Pluijm, Edwin Kok, Jurgen Pluijm, Niek Wolfs, Roderick Vos, Eduard van de Heijden, Bas vd Burgt.
Afwezig met Bericht: Ans Jacobs, Peter Beekmans, Esther Colstee, Maria Verheijen, Henny Dekkers, Tinus en Ans Meulenbroeks, Wies Morelissen, Martijn Kluijtmans, Ton van Duijnhoven, Theo Vermeulen, Netty Kleinjan, Jeroen van den Eijnde, Martien Ploegmakers, Mari van de Elsen
1. Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Fijn om een goed gevulde kantine te zien en weer ‘fysiek’! Agenda wordt vastgesteld.
2. Verslag jaarvergadering van 7-4-2021
Verslag jaarverslag goedgekeurd. Acties zijn doorgenomen:
- Handleiding maken werkzaamheden de kantine (bestuur)
De werkzaamheden zijn vastgelegd, er is inzichtelijk gemaakt hoe het werkt in de kantine.
- Aangeven hoeveel sponsoren er gestopt zijn. (PR commissie)
Er zijn geen sponsoren gestopt dit jaar, geen wijzigingen in 2021. - Crossbaan inspecteren. (Theo van Gerven)
Is gedaan direct na de vorige vergadering. - Uitspraak doen of het nog zinvol is om een 60 jaar jubileum te organiseren in 2022. (bestuur)
In bestuur en jubileumcommissie besproken. 60 jarig jubileum organiseren we niet, wel wordt de baan nog feestelijk geopend.
3. Jaarverslag onderhoudscommissie
Goedgekeurd
4. Jaarverslag technische commissie
Geen verslag aangeleverd. Volgt nog.
5. Jaarverslag wedstrijd commissie
Goedgekeurd
6. Jaarverslag evenementen commissie
Goedgekeurd
7. Jaarverslag PR-commissie
Goedgekeurd
8. Jaarverslag Triathlon
Goedgekeurd
De voorzitter bedankt de voorzitters van de commissies voor de verslagen. Opvallend dat iedere commissie in een jaar met corona toch veel werk verzet waar mogelijk. Chapeau.
9. Ledenoverzicht
Ledenstand 2021: 438 Ledenstand 2022: 436
Stabiel leden aantal binnen de vereniging, ondanks corona. Er zijn een paar grote groepen: A-pupillen en D-junioren, wel afname bij de oudere junioren. Stijging bij de triatlon.
Vraag: is er de mogelijkheid om berustend lid te zijn. Jo: dit noemen wij vrijwilliger, als je je inzet voor de club betaal je geen contributie. Of donateur, dan betaal je een klein lidmaatschap zonder vrijwillige taken.
10. Jaarrekening 2021, begroting 2022
Enkele posten nemen we samen door, deze posten zijn niet representatief ten opzicht van andere jaren. Door coronamaatregelen konden trainingen en wedstrijden niet doorgaan, de afwijking is vooral te zien bij de zoals posten Kantine inkomsten, inschrijfgelden wedstrijden, Rommelmarkt, Fitland/Hydra, energiekosten, kosten evenementen en wedstrijdkosten.
Er is een sportcorporatie in de gemeente opgericht, zodat we allemaal gebruik kunnen maken van de BOSA (subsidie van de overheid). Als verenigingen gezamenlijk voldoen we aan de eisen om subsidie te kunnen ontvangen. GAC dient regelmatig verzoeken in die over het algemeen gehonoreerd worden.
De gehele administratie en boekhouding is sinds dit jaar volledig geautomatiseerd en gedigitaliseerd.
Punten die opvallen jaarrekening 2021:
- Energie (gas en elektriciteit) zijn lager dan begroot door minder verbruik a.g.v. de sluiting van de kantine en kleedlokalen en het vervroegd trainen in het najaar waardoor er minder branduren van onze baanverlichting waren. De kosten van het waterverbruil zijn wel toegenomen, 2019/2020 is er een lekkage geweest waardoor we water verloren zijn, met als gevolg ook een hogere aanslag waterschapsbelasting. .
- Contributie is hoger dan het jaar ervoor. In het 1ste kwartaal 2021 hebben we de leden gecompenseerd ivm uitvallen van trainingen. In 2020 was de compensatie veel hoger.
- De gemeente heeft over het 4de kwartaal € 1.638,56 kwijtgescholden van de exploitatiebijdrage.
- In 2021 heeft GAC een eenmalige bijdrage van € 1.000,– aan de Gemert City Run.
- We hebben in 2021 in het kader van Covid-19 € 6.000,– ontvangen van de overheid.
Vraag: waarom zijn de gemeentelijke belastingen zo hoog. Jo: Als gevolg van lekkage, ontvingen we twee extra aanslagen, deze zijn onder gemeentelijke belastingen weggeschreven.
Conclusie: ondanks minder sportief jaar, heeft het ons financieel goed gedaan.
Punten die opvallen begroting 2021:
- Trainersvergoeding is vanaf januari per uur met €0,50 verhoogd (voor allen).
- De tarieven van gas liggen vast. De kosten voor elektriciteit gaan dalen ivm zonnepanelen + LED verlichting.
- Contributie leden wordt dit jaar niet verhoogd gezien onze gezonde financiële situatie. Alleen het deel van de atletiekunie.
- Uitgangspunt wordt gehanteerd dat we gedurende het jaar weer wedstrijden mogen en kunnen organiseren en dat de kantine weer geopend zal zijn.
- We ontvangen over 2021 nog € 4400,– compensatie TVS (corona)
- In 2022 wordt de baan voorzien van LED verlichting. De groepenkast wordt daarna ook vernieuwd en hiervoor is een post opgenomen van € 1.750,–.
De begroting sluit met een mooi positief resultaat.
Vraag: worden inschrijfgelden van wedstrijden gesplitst in eigen leden en sporters van buitenaf. Peter vd Ligt: dat doen we niet, eigen leden betalen een kleine bijdrage om de kosten te dekken.
Vraag: kunnen we deze bijdrage afschaffen? Peter vd Ligt: er worden kosten gemaakt en om te garanderen dat leden daadwerkelijk deelnemen wordt er een kleine bijdrage gevraagd.
Vraag: bestaat er een kans dat er subsidies terug betaald moeten worden? Jo: nee!
Vraag: Er is nu een aparte stichting Gemert City Run, zie je nu niet terug. Jo: Er is bewust een aparte stichting opgericht om te voorkomen dat een eventueel financieel risico of aansprakelijkheid risico bij GAC komt te liggen. Daarnaast ook gemakkelijker voor de promotie en sponsoring van het jaarlijkse evenement en de organisatie daarvan. Er zijn andere sponsoren aan verbonden. Gelden (en schulden) uit de GCR blijven in de stichting, mocht stichting GCR stoppen te bestaan gaan de gelden naar GAC.
11. Kascontrole
De kascontrole is gedaan door Jeroen van de Eijnde, Willy van der Aa en Guido Schrama. Zij waren positief verrast dat er is geen fysieke kas meer aanwezig is en ook geen ordners meer met facturen. Het was even wennen met het werken met twee laptops. Maar doordat alles in de cloud staat is het transparant en duidelijk. Jo kon alle vragen duidelijk en direct beantwoorden. De administratie was keurig in orde en voorzien van een goede toelichting.
De commissie benoemd de dat zij trots is op het eigen vermogen van de club.
De commissie verleent decharge.
12.Benoemen kascontrole
Guido Schrama heeft 3 jaar op rij de kas gecontroleerd en treedt af. Jo bedankt hem voor zijn deskundige, kritische en secure inbreng. Monique van de Rijdt sluit komend jaar aan in deze commissie, waar Jeroen van de Eijnde en Willy van der AA ook weer in deelnemen.
13. Bestuursverkiezing
Korte opmerking vooraf. Door de WBTR blijkt dat voorzitter, penningmeester en secretaris niet in hetzelfde jaar mogen af te treden. De voorzitter schuift een jaar door en de penningmeester is dit jaar aan de beurt. Aftredend penningmeester Jo Kusters is unaniem herkozen voor 3 jaar.
14. WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)
Niet de meest swingende kost, maar wel noodzakelijk om gezamenlijk door te nemen. Deze nieuwe wet gaat per 1 juli in.
Er veranderd niet veel, het meesten deden we al in de praktijk. Vanaf dit moment is het ook vastgelegd in de statuten. Als er een wanprestatie door een bestuurder geleverd wordt, dan is hij ook hoofdelijk verantwoordelijk.
Vandaag bespreken we 3 documenten en leggen deze vast:
Bestuursreglement (zie bijlage uitnodiging ALV, later terug te lezen op de website)
Uit hoofde van de WBTR heeft het bestuur een bestuursreglement opgesteld. De leden hebben hiervan een exemplaar ontvangen.
Als wij als bestuur afwijken van dit regelement, dan moet dat gemeld worden in de ALV. Ieder bestuurslid tekent dit document bij aantreden.
- Vraag: wij hebben zelfsturende commissies, daar staat niks van in. Jo: in het huishoudelijk regelement worden deze benoemd.
- Vraag: punt 5b, bestuurslid draagt verantwoordelijkheid voor veiligheid van informatie. Is heel moeilijk om te beveiligen, hoe doen we dat? Jo: lastig punt, maar het gaat er over dat we een geheimhoudingsverklaring tekenen. We werken via google drive, zonder usb-sticks ed. Dennis: we kunnen niet alles voorkomen, maar we nemen maatregelen om de kans zo klein mogelijk te maken.
- Vraag: punt 6, gift van €50,- is een vaag gebied (bij voorbeeld als een bestuurslid een gift van €70 ontvangt?) Jo: Dan gaat het volledige bedrag de kas in.
- Vraag: is het niet handiger als er een oneven aantal bestuursleden is? Dennis: er is een vacature! Overigens telt de stem van de voorzitter niet als doorslaggevend.
Huishoudelijk regelement
Het bestuur heeft een concept Huishoudelijk reglement opgesteld, welk inhoudelijk tijdens deze vergadering wordt behandeld. Alle punten zijn besproken.
De vergadering keurt het Huishoudelijk reglement goed.
Over de benoeming van de vrijwilliger van het jaar zijn direct afspraken gemaakt.
De benoeming vindt niet meer plaats binnen de bestuurskamer. Vanaf dit moment wordt deze door een afvaardiging van leden uit de ALV gekozen en tijdens de feestavond begin november bekend gemaakt. Na een korte discussie kiezen voor 2022 John van Otterdijk, Peter vd Ligt, Sonja Kluijtmans en Mirjam Coppens de vrijwilliger van het jaar die op de feestavond op 4 november bekend gemaakt wordt.
Vraag: groepsfoto van alle trainers moet elk jaar een andere foto aanleveren. Jo: Pr commissie heeft gevraagd of alle commissies een actuele foto willen aanleveren. Ivm corona is dit nog niet gedaan.
Vraag: waar staat beschikkingsbevoegdheid. Jo: staat in de statuten.
Vraag: hoe krijg je compromis als er twee leden in de commissie beiden anders stemmen. Dennis: Uiteindelijk verantwoordelijkheid van het bestuur.
Vraag: mag voorzitter van de commissie vervangen worden door coördinator ? Jo: we noemen deze persoon: contactpersoon.
Statuten
In verband de invoering van de wet WBTR dienen we onze statuten op een aantal onderdelen aan te passen. Als leidraad gebruiken we hierbij de modelstatuten van de Atletiek Unie. De vergadering is akkoord met de voorgestelde wijzigingen in de statuten. Het notariskantoor krijgt opdracht om de statutenwijziging door te voeren.
15. Mededeling bestuur
- Trainingsruimte
Er bestaat al langer de wens om een trainingsruimte te creëren bij de materialenruimte. Het bestuur is met gemeente en architect in overleg en tast de mogelijkheden af. Er is een tekening uitgekomen met de maximale oppervlakte en hoogte. De huidige hoogte van de nok en dakgoot mogen niet wijzigen. Het bouwplan kan onder de kruimelregeling worden behandeld. . Komende periode nemen we de tijd om samen te kijken wat de indeling gaat worden.
Vraag: is het wijs om een trainingsruimte te bouwen als er weinig opbergruimte is? Dennis: wens van club is om trainingsruimte binnen te realiseren. Bestuur heeft vooraf voor kaders gezorgd. Oproep aan club: hoe moet de indeling van het gebouw er dan uit zien? Waar is behoefte aan en hoe wordt dit ingedeeld (verdeling opbergruimte en trainingsruimte)?
Vraag: gebouwen zijn van de gemeente, wie betaald de aanbouw? Jo: wij betalen/investering de aanbouw, we betalen geen huur, onderhoud door de gemeente. Jo blijft in overleg met gemeente om deze afspraken goed neer te zetten.
- Zonnepanelen
Morgen op 8.00 uur worden 30 zonnepanelen door Solar Unie uit Gemert neergelegd.
- Contract trainers
Er komt een overeenkomst als een nieuwe trainer start. Ook al onze huidige trainers hebben het contract getekend. Doel: trainer conformeert zich aan regels, waarden en normen. Ook ter bescherming van trainer, deze is niet persoonlijk aansprakelijk als er iets gebeurd.
- Opening baan
Gemeente wil ook graag de baan met ons openen, daarom zal tijdens de Open Brabantse Meerkamp (Pinksteren, 5 juni) de baan officieel geopend worden.
- LED verlichting
Vanuit gemeente is het plan 2 jaar geleden gemaakt om het hele sportpark te voorzien van LED verlichting. Plan van de gemeente is om deze zomer onze lampen te vervangen door LED lampen.
- Volta
Volta is een nieuw systeem waar GAC mee gaat werken, we vervangen hiermee sportlink. Dit nieuwe systeem wordt vanuit de Atletiek Unie gratis geleverd, hierin wordt de leden- en vrijwilligersadministratie verwerkt, maar ook PR en communicatie kan vanuit dit systeem worden verzorgd.
- Reiniging baan
Op 2,3,4 mei wordt de baan gereinigd. Met uitloop mogelijk op 5 mei.
16. WVTTK
–
17. Rondvraag
Vraag: wie is vrijwilliger van het jaar geworden? Dennis: normaal wordt vrijwilliger van het jaar tijdens de feestavond bekend gemaakt, vanwege corona ging deze avond niet door. Dit jaar was er een bijzondere uitreiking: door de bijzonder flexibele en creatieve inzet van onze trainers zijn zij als voltallige groep vrijwilliger van het jaar geworden.
Vraag: kunnen trainingen op 27 april doorgaan? Dennis: ja, de activiteiten zijn in de middag afgelopen.
Vraag: Wat is er uit de keuring van de baan gekomen? Er blijft veel water op staan. Veel kale stukken. Dennis: na eerste reiniging is de keuring goed bevonden. Theo/Jo: de lekkages worden opgelost. Heimen: zet met krijt een markering waar het probleem zit. Frans: met grote delegatie gesproken met deskundigen, alles voldoet aan de norm. Bestuur kan hier er niets aan veranderen. Of we het eens zijn of niet. Jo: verspringbak staat op nominatie tot reparatie, het is wachten op warmer weer.
18. Sluiting
Bedankt voor de aanwezigheid en neem nog een drankje.
Notulist: Eefje Melssen